โหมดมืด
เข้าใช้งานครั้งแรก
บทนี้พาคุณจากอีเมลเชิญใช้งานไปจนถึงการบันทึกข้อมูลชิ้นแรกได้สำเร็จ ใช้เวลาประมาณสิบนาที ทำครั้งเดียวไม่ต้องทำซ้ำ
สิ่งที่คุณจะได้เมื่อจบบทนี้
บัญชีที่เข้าใช้งานได้ รู้ว่าตัวเองมีสิทธิ์ทำอะไรได้บ้าง และบันทึกรายการทดลองหนึ่งรายการแล้วลบทิ้งได้เอง
ก่อนเริ่ม
คุณต้องมีอีเมลเชิญใช้งานจากผู้ดูแลระบบขององค์กร ถ้ายังไม่ได้รับ ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบก่อน เพราะไม่มีวิธีสมัครใช้งานด้วยตัวเอง ระบบออกแบบให้สิทธิ์ทุกอย่างมาจากผู้ดูแลระบบเท่านั้น
ขั้นที่ 1 — ตั้งรหัสผ่าน
อีเมลเชิญใช้งานมีลิงก์หนึ่งลิงก์ กดแล้วจะเปิดหน้า ตั้งรหัสผ่านใหม่ ให้พิมพ์รหัสผ่าน ที่คุณจะใช้แล้วยืนยัน จากนั้นระบบจะพาเข้าหน้าจอหลักทันที ไม่ต้องล็อกอินซ้ำ
สามเรื่องที่ทำให้คนติดตรงขั้นนี้
ลิงก์ในอีเมลมีอายุ ค่ามาตรฐานคือประมาณยี่สิบนาที (ผู้ดูแลระบบตั้งได้) ถ้าเปิดช้ากว่านั้น หน้าจะบอกว่าลิงก์ใช้ไม่ได้ ไม่ต้องตกใจ — ไปที่หน้าเข้าระบบแล้วกด Forgot Password ใส่อีเมลของคุณ ระบบจะส่งลิงก์ใหม่มาให้
ระบบวัด "ความแข็งแรง" ของรหัสผ่าน ไม่ได้นับจำนวนตัวอักษร รหัสที่ยาวแต่เดาง่าย เช่นชื่อบริษัทตามด้วยปี จะถูกปฏิเสธ ในขณะที่วลีสามคำที่ไม่เกี่ยวกันจะผ่านสบาย ๆ ระหว่างพิมพ์จะมีแถบบอกระดับความแข็งแรงให้ดู กดบันทึกได้เมื่อผ่านเกณฑ์
อย่าเดารหัสผ่านซ้ำหลายรอบ ถ้าใส่ผิดติดกันหลายครั้ง ระบบจะหยุดรับชั่วคราวสักครู่ รอแล้วลองใหม่ หรือใช้ Forgot Password จะเร็วกว่า
ถ้าองค์กรของคุณใช้แอปมือถือ KlevIQ Flow
ใช้อีเมลและรหัสผ่านเดียวกันนี้เข้าแอปได้เลย ไม่มีบัญชีชุดที่สอง — เปลี่ยนรหัสผ่านที่ไหน ก็เปลี่ยนทั้งสองที่พร้อมกัน
ขั้นที่ 2 — ตรวจสิทธิ์ที่คุณได้รับ
หน้าจอของแต่ละคนไม่เหมือนกัน คุณจะเห็นเฉพาะเมนูที่ตรงกับสิทธิ์ที่ได้รับ ถ้าคู่มือบอกให้เปิดเมนูหนึ่งแล้วคุณไม่เห็นเมนูนั้น นั่นแปลว่าคุณยังไม่มีสิทธิ์ ไม่ใช่คู่มือผิด ให้แจ้งผู้ดูแลระบบพร้อมชื่อเมนูที่ต้องใช้
ไม่มีหน้า "สิทธิ์ของฉัน" ให้เปิดดู
รายการบทบาทของผู้ใช้จะแสดงเฉพาะกับคนที่มีสิทธิ์แก้ไขผู้ใช้ ถ้าคุณเปิดหน้าตั้งค่าส่วนตัวของตัวเอง คุณจะไม่เห็นรายการนั้น — ไม่ใช่ความผิดพลาด แต่เป็นการออกแบบ
วิธีที่ใช้ได้จริงคือดูจากสิ่งที่ระบบยอมให้ทำ
- เปิดหน้าจอหลัก แล้วดูรายการกลุ่มงานที่ปรากฏ — สิ่งที่คุณเห็นคือสิ่งที่คุณมีสิทธิ์อ่าน
- เปิดกลุ่มงานที่คุณต้องใช้ แล้วดูว่ามีปุ่มสร้างรายการใหม่หรือไม่ — เห็นรายการแต่ไม่มีปุ่มสร้าง แปลว่าคุณอ่านได้แต่บันทึกไม่ได้ ซึ่งบางตำแหน่งงานตั้งใจให้เป็นอย่างนั้น
- ถ้าเปิดรายการแล้วขึ้นว่าไม่มีสิทธิ์ ให้จดชื่อเอกสารที่ขึ้นในข้อความนั้นไว้ แล้วส่งให้ผู้ดูแลระบบ — เขาต้องการชื่อนั้นเพื่อเปิดสิทธิ์ให้ถูกตัว
เห็นเมนูแต่รายการว่างเปล่า
เป็นคนละเรื่องกับ "ไม่มีสิทธิ์" — แปลว่าคุณเปิดเอกสารประเภทนั้นได้ แต่ถูกจำกัดให้เห็นเฉพาะ ข้อมูลบางส่วน เช่นเฉพาะคลังของสาขาตัวเอง แจ้งผู้ดูแลระบบว่าต้องเห็นของหน่วยไหนเพิ่ม
ขั้นที่ 3 — บันทึกรายการทดลอง
ก่อนไปแตะงานจริง ให้ลองเดินครบวงหนึ่งรอบด้วยเอกสารที่ทิ้งได้ เป้าหมายไม่ใช่การกรอกให้ถูก แต่คือการเห็นด้วยตาตัวเองว่า แบบร่างยังไม่มีผลอะไรกับใคร
- เปิดเอกสารประเภทที่คุณต้องใช้ประจำ แล้วกดสร้างรายการใหม่
- กรอกเฉพาะช่องที่บังคับ ใส่คำว่า ทดสอบ ไว้ในช่องหมายเหตุให้ชัดเจน
- กดบันทึกเท่านั้น อย่ากดยืนยัน — เอกสารจะอยู่ในสถานะแบบร่าง สังเกตว่าสถานะขึ้นว่า Draft และยังแก้ได้ทุกช่อง
- ลองแก้ตัวเลขสักช่องแล้วบันทึกซ้ำ เพื่อให้เห็นว่าแบบร่างแก้กี่รอบก็ได้
- ลบทิ้งจากเมนูของเอกสารนั้น แล้วเช็กว่ามันหายไปจากรายการ
เส้นแบ่งอยู่ที่ปุ่มยืนยัน
แบบร่างลบได้ แต่เอกสารที่ยืนยันแล้วลบไม่ได้ เพราะมันไปตัดสต๊อกและลงบัญชีเรียบร้อยแล้ว สิ่งที่ทำได้คือยกเลิก ซึ่งเป็นคนละเรื่องกับการลบ อ่านเรื่องนี้ให้จบก่อนทำงานจริงที่ สถานะเอกสารและการหมุนเวียน
ตรวจว่าสำเร็จแล้ว
คุณเข้าระบบได้ด้วยรหัสผ่านของตัวเอง เห็นชื่อตัวเองมุมขวาบน และสร้างเอกสารร่างแล้วลบได้เอง ถ้าครบสามข้อนี้ถือว่าพร้อมทำงานจริง
ขั้นต่อไป (ทดลองเขียน)
ไปที่ หน้ารวมสำหรับผู้ใช้หน้างาน แล้วเลือกงานที่คุณต้องทำเป็นอย่างแรก