โหมดมืด
การแจ้งเตือน
เรื่องที่ต้องทำถูกส่งไปหาคนที่ต้องทำ ผ่านช่องทางที่เขาเปิดอยู่แล้ว
ทำไมต้องมี
ระบบ ERP ส่วนใหญ่รอให้คนเปิดเข้ามาเจอเอง ซึ่งแปลว่างานที่รออนุมัติจะค้างอยู่จนกว่าจะมีคน เดินไปทวงด้วยตัวเอง ปัญหาไม่ใช่ว่าไม่มีใครเห็น แต่คือไม่มีใครรู้ว่าต้องเข้าไปดู
Flow กลับทิศ — พอเอกสารเข้าสถานะที่ต้องมีคนทำอะไร ระบบส่งไปหาคนนั้นทันที
ช่องทางที่ส่งได้
ส่งพร้อมกันได้หลายช่องทาง องค์กรเลือกเปิดเฉพาะที่ใช้จริง
| ช่องทาง | เหมาะกับ |
|---|---|
| แจ้งเตือนบนมือถือ | คนที่ติดตั้งแอปแล้ว เด้งขึ้นหน้าจอเหมือนแอปทั่วไป |
| Slack | องค์กรที่ทำงานบน Slack อยู่แล้ว ส่งเข้าข้อความส่วนตัว จับคู่จากอีเมลให้เอง |
| คนหน้างานหรือคนนอกที่ไม่ได้ติดตั้งแอปและไม่ได้อยู่ใน Slack | |
| LINE | ทีมงานในไทยที่เปิด LINE ทั้งวันอยู่แล้ว ต้องผูกบัญชีก่อนใช้ (ดูด้านล่าง) |
| ในแอป | รวมทุกเรื่องไว้ให้ย้อนดูได้ ไม่หายไปเหมือนข้อความที่ปัดทิ้ง |
ผูกบัญชี LINE ของตัวเอง
ต่างจาก Slack ที่จับคู่จากอีเมลให้เอง และ WhatsApp ที่ใช้เบอร์โทร — LINE ไม่มีทางรู้ว่า บัญชีไหนเป็นของใคร จนกว่าเจ้าตัวจะบอกเอง แต่ละคนจึงต้องผูกบัญชีของตัวเองครั้งเดียว
- เปิดแอป Flow → หน้า บัญชี → หัวข้อ เชื่อมต่อ LINE → กด ขอรหัสเชื่อมต่อ
- เพิ่มบัญชีทางการของบริษัทเป็นเพื่อนใน LINE
- ส่งรหัส 6 ตัวที่เห็นในแอปไปที่บัญชีนั้น
เสร็จแล้วงานที่รออนุมัติจะถูกส่งมาทาง LINE ด้วย · เลิกรับเมื่อไรกดยกเลิกในหน้าเดิม หรือพิมพ์คำว่า "ยกเลิก" ไปที่บัญชีทางการ
ทำไมต้องใช้รหัส ไม่ให้พิมพ์อีเมลเอา
เพราะข้อความที่พิมพ์เข้ามาใน LINE พิสูจน์ตัวตนไม่ได้ ใครก็พิมพ์อีเมลของคนอื่นได้ แล้วงาน ที่รอหัวหน้าอนุมัติจะวิ่งไปเข้ามือถือคนที่ไม่ควรเห็น รหัสถูกออกให้เฉพาะคนที่ล็อกอินอยู่ในแอป อยู่แล้ว ใช้ได้ครั้งเดียว และหมดอายุใน 10 นาที
ถ้าไซต์ยังไม่ได้เปิดใช้ LINE หัวข้อนี้จะไม่ปรากฏในแอปเลย
ตั้งกติกาว่าจะแจ้งเมื่อไร
หนึ่งกติกา (Flow Notification) ตอบสามคำถาม — เอกสารอะไร, เข้าสถานะไหน, ส่งถึงใคร
ผู้รับเลือกได้ห้าแบบ: ผู้อนุมัติตามลำดับงาน, คนที่ถูกมอบหมาย, เจ้าของเอกสาร, ทุกคนในบทบาทหนึ่ง หรือทุกคนที่สมัครรับเรื่องนั้นไว้ — เลือกให้ตรงกับคนที่ทำอะไรได้จริง ไม่ใช่ส่งให้ทุกคนเพื่อความปลอดภัย เพราะแจ้งเตือนที่ไม่เกี่ยวกับตัวเองจะถูกเรียนรู้ให้มองข้ามภายในไม่กี่วัน แล้วอันที่สำคัญจะโดนมองข้ามไปด้วย
รายละเอียดฟิลด์ทั้งหมดอยู่ที่ สิทธิ์และการเปิดเมนู
สิ่งที่มักเข้าใจผิด
| เข้าใจว่า | ที่จริงคือ |
|---|---|
| ไม่ได้รับแจ้งเตือน = ไม่มีงานรอ | ตรวจในแอปเสมอ ตัวเลขบนไอคอนเมนูคือของจริง การแจ้งเตือนเป็นตัวช่วย ไม่ใช่แหล่งความจริง |
| ปิดเสียงแจ้งเตือนแล้วจะไม่ถูกส่ง | ระบบยังส่ง แค่เครื่องไม่แสดง เรื่องยังอยู่ในแอป |
| แจ้งเตือนแปลว่าอนุมัติจากในข้อความได้เลย | ยังไม่ได้ ให้กดลิงก์เข้าแอปแล้วอนุมัติที่นั่น — ดูการอนุมัติ |
สำหรับไซต์ทดสอบ
ไซต์ทดสอบมักปิดการส่งอีเมลไว้ แต่ การปิดอีเมลไม่ได้ปิด Slack, WhatsApp หรือ LINE ก่อนทดลองกับข้อมูลจริง ให้ผู้ดูแลตั้งค่าเปลี่ยนทางผู้รับก่อน มิฉะนั้นข้อความจะไปถึงพนักงานจริง