สร้างกระดาษทำการงวดใหม่

ตั้งค่าบัญชี กรอกยอดคงเหลือ สั่งคำนวณ แล้วอ่านผลจากหน้าจอกระดาษทำการ

หน้านี้แทนที่โครงร่างเดิมที่ชื่อ "สร้างแดชบอร์ดของตัวเอง"

Insight ไม่ใช่เครื่องมือสร้างแดชบอร์ด — มันคือเครื่องทำกระดาษทำการตามมาตรฐานการบัญชีไทย สิ่งที่ผู้ใช้สร้างเองได้จริงคือกระดาษทำการหนึ่งงวด ไม่ใช่หน้าจอตัวชี้วัด

ก่อนเริ่ม

ต้องมีบทบาท Worksheet User เป็นอย่างน้อย (ทำและเสนอรายการปรับได้) ส่วนการอนุมัติ รายการปรับต้องเป็น Worksheet Manager

ทำสามอย่างนี้ให้เสร็จก่อน

• ปิดรายการบัญชีของงวดนั้นเรียบร้อย — เอกสารร่างที่ค้างอยู่จะไม่เข้ามาในงบทดลอง แล้วตัวเลขจะขาด ดู ปิดงวดบัญชี
• ทุกบัญชีที่มีการเคลื่อนไหวต้องมีเลขที่บัญชี Insight อ่านด้วยเลขที่บัญชีเท่านั้น บัญชีที่ไม่มีเลขจะหายไปจากงบทดลองและผลจะออกมา "ไม่สมดุล"
• มียอดสินค้าคงเหลือต้นงวดและปลายงวดในมือ ทั้งวัตถุดิบ งานระหว่างทำ และสินค้าสำเร็จรูป ระบบไม่ได้ไปนับให้ — หกช่องนี้เป็นข้อมูลที่คุณกรอก

ขั้นตอน

ตั้งค่าครั้งแรกของบริษัท (ทำครั้งเดียว)

1. เปิดพื้นที่ทำงาน KlevIQ Insight แล้วกดทางลัด Config เพื่อเปิด Manufacturing Worksheet Config ของบริษัทนั้น — หนึ่งบริษัทหนึ่งเอกสาร
2. เลือก Inventory Method แล้วจับคู่บัญชีในหัวข้อ COA — บัญชีเดี่ยว ให้ครบ อย่างน้อยต้องมีวัตถุดิบ งานระหว่างทำ สินค้าสำเร็จรูป และค่าแรงทางตรง ไม่ครบสี่ตัวนี้จะสั่งคำนวณไม่ผ่าน
3. ในหัวข้อ ตารางปันส่วน ใส่บัญชีค่าใช้จ่ายที่ต้องกระจายเข้าห้าแผนก ทุกแถวต้องรวมได้ 100% พอดี ถ้าเกินหรือขาดแม้เศษเดียว ระบบจะปฏิเสธพร้อมบอกว่า แถวไหนรวมได้เท่าไร
4. บัญชีที่เป็นต้นทุนผลิตเต็มร้อยอยู่แล้ว ไม่ต้องเอาเข้าตารางปันส่วน ให้ใส่ในช่อง Production-only accounts แทน
5. จัดกลุ่มบัญชีลงหัวข้อในงบที่ COA — กลุ่มในงบ เลือกได้สองแบบ — ชี้บัญชีหัวข้อแล้วเอาทั้งกิ่ง หรือเลือกทีละบัญชี

ทำกระดาษทำการของแต่ละงวด

6. กดทางลัด Worksheets แล้วสร้าง Manufacturing Worksheet ใหม่ เลือก Company, Fiscal Year และช่วง ตั้งแต่ / ถึง
7. กรอกยอดต้นงวดและปลายงวดของวัตถุดิบ งานระหว่างทำ และสินค้าสำเร็จรูป แล้วบันทึก
8. กดปุ่ม Generate Worksheet ระบบจะดึงงบทดลองของช่วงนั้นมาคำนวณ ระหว่างทำจะขึ้นข้อความว่ากำลังดึงข้อมูล และจบด้วยข้อความ คำนวณเสร็จ
9. ผลจะลงในตาราง กระดาษทำการ 12 คอลัมน์ บนเอกสาร พร้อมยอดสรุปหกช่องด้านบน

อ่านผลและส่งออก

10. กดทางลัด Worksheet Viewer (หน้า KlevIQ Worksheet) เลือกกระดาษทำการ จากช่อง Worksheet ด้านบน หน้านี้มีสี่แท็บ — กระดาษทำการ, งบต้นทุนการผลิต, งบกำไรขาดทุน, งบดุล
11. ปุ่ม ไทย / EN สลับภาษาของหัวตาราง · Export Excel สร้างไฟล์สองชีต (กระดาษทำการ + งบ) แล้วแนบไว้กับเอกสาร · Export JSON ได้ข้อมูลดิบ · Print พิมพ์หน้าที่เห็นอยู่

ตรวจว่าถูกต้องแล้ว

• บนหัวหน้าจอ Worksheet Viewer ต้องขึ้นป้าย สมดุล สีเขียว ถ้าขึ้น ไม่สมดุล อย่าเอาผลไปใช้
• ยอด ต้นทุนขาย ที่คำนวณได้ ควรใกล้เคียงกับยอดบัญชีต้นทุนขายในงบกำไรขาดทุนของ ERP ในงวดเดียวกัน — ต่างมากแปลว่าการจับคู่บัญชียังไม่ครบ
• เปิด Run History ของงวดนั้น สถานะต้องเป็น Completed และมี checksum
• คลิกที่บัญชีในตารางกระดาษทำการเพื่อดูรายการบัญชีที่ประกอบเป็นตัวเลขนั้น ถ้าเปิดแล้วเห็นรายการจริง แปลว่าเชื่อมข้อมูลถูกต้อง

ถ้าผิดพลาด

คำนวณแล้วขึ้นว่างบทดลองไม่สมดุล สาเหตุที่พบเกือบทุกครั้งคือบัญชีที่มีการเคลื่อนไหว แต่ไม่มีเลขที่บัญชี เติมเลขที่ใน ERP แล้วกด Generate Worksheet ซ้ำได้เลย ตัวเลขเดิมจะถูกเขียนทับ ไม่ต้องสร้างเอกสารใหม่

ขึ้นว่ายังไม่ได้ map บัญชี กลับไปที่ Config เติมบัญชีที่ขาด แล้วสั่งคำนวณใหม่

ขึ้นว่าปันส่วนไม่เท่ากับ 100% ข้อความจะบอกชื่อบัญชีและยอดรวมที่ได้ แก้แถวนั้นแล้วสั่งใหม่

ขึ้นว่าไม่พบ GL entries ในช่วงงวด ช่วงวันที่ผิด หรือเลือกบริษัทผิด

คำนวณเสร็จแล้วแต่ตัวเลขไม่ถูก อย่าพิมพ์ทับตัวเลขในตาราง — มันจะถูกเขียนทับในการคำนวณครั้งถัดไปโดยไม่เหลือร่องรอย ให้ทำเป็น Worksheet Adjustment แทน ระบุคำอธิบายและบรรทัดเดบิต–เครดิตให้เท่ากัน เมื่อผ่านการอนุมัติแล้วรายการจะเข้าคอลัมน์ รายการปรับปรุง ในการคำนวณรอบถัดไป และระบบจะสร้างใบสำคัญทั่วไปเป็น ร่าง กลับเข้า ERP ให้ ไม่ลงบัญชีเองเงียบ ๆ

คำนวณผิดงวดไปแล้ว กระดาษทำการเป็นเอกสารอ่านผล ไม่ได้สร้างรายการบัญชี สร้างใบใหม่ให้ถูกงวดได้เลย ใบที่ผิดจะยังอยู่ในประวัติซึ่งเป็นเรื่องดีเวลาต้องอธิบายย้อนหลัง

อ่านต่อ

• โครงสร้างข้อมูลสำหรับรายงาน
• ภาพรวม KlevIQ Insight
• ปิดงวดบัญชี