การอนุมัติเอกสารทำงานยังไง

กฎการอนุมัติอยู่ที่ ERP ไม่ได้อยู่ที่ Flow — Flow ทำหน้าที่พาเรื่องไปถึงตัวผู้อนุมัติ

ทำไมต้องเข้าใจเรื่องนี้ก่อน

คำถามที่มาบ่อยคือ "จะตั้งกฎอนุมัติในแอปยังไง" คำตอบคือ ไม่ได้ตั้งในแอป

การแบ่งงานเป็นแบบนี้โดยตั้งใจ ถ้ากฎอนุมัติอยู่สองที่ วันหนึ่งมันจะไม่ตรงกัน แล้วเอกสารใบเดียวกัน จะผ่านหรือไม่ผ่านขึ้นกับว่าเปิดจากหน้าจอไหน ซึ่งเป็นปัญหาที่แก้ยากที่สุดแบบหนึ่ง กฎจึงมีชุดเดียวและอยู่ที่ ERP

แนวคิดหลัก

ERP เป็นเจ้าของกฎ ว่าเอกสารประเภทไหนต้องผ่านใคร ผ่านกี่ขั้น และใครมีสิทธิ์ข้ามขั้นได้ ตั้งด้วย Workflow ของ ERP ในหน้าจอผู้ดูแลระบบ

Flow เป็นเจ้าของการส่งถึงตัว เมื่อเอกสารเข้าสถานะรออนุมัติ Flow จะแจ้งไปหาผู้อนุมัติ ทันทีผ่านช่องทางที่องค์กรเปิดไว้ — ไม่ต้องรอให้เขานึกได้แล้วเปิดมาดูเอง ดูการแจ้งเตือน

สถานะที่เห็นในแอปคือสถานะเดียวกับใน ERP ตัวเลขบนไอคอนเมนูคือจำนวนใบที่รออยู่จริง กดเข้าไปแล้วอนุมัติในแอป ผลจะเหมือนกับอนุมัติบนคอมพิวเตอร์ทุกประการ

เอกสารที่รออนุมัติยังไม่มีผลกับอะไร สต๊อกยังไม่ขยับ บัญชียังไม่ลง — ดูสถานะเอกสารและการหมุนเวียน

ยังกดอนุมัติจากในข้อความแจ้งเตือนไม่ได้

ปุ่มอนุมัติ/ปฏิเสธในข้อความ Slack ทำไว้แล้วแต่ยังปิดอยู่ เพราะการกดจากในแชตต้องพิสูจน์ให้ได้ก่อนว่า คนกดคือเจ้าของบัญชีจริง ตอนนี้ข้อความแจ้งเตือนจึงมีลิงก์พาไปที่เอกสาร แล้วกดอนุมัติในแอป

สิ่งที่มักเข้าใจผิด

เข้าใจว่า	ที่จริงคือ
ต้องตั้งกฎอนุมัติแยกสำหรับมือถือ	กฎชุดเดียวที่ ERP ใช้ได้ทั้งสองทาง
ปิดเมนูใน Flow = ตัดสิทธิ์คนนั้น	คนละเรื่อง ปิดเมนูแค่ซ่อนทางเข้า สิทธิ์จริงยังอยู่ที่ ERP — ดู สิทธิ์และการเปิดเมนู
ไม่ได้รับแจ้งเตือน = ไม่มีงานรออยู่	ตรวจในแอปเสมอ การแจ้งเตือนพลาดได้ถ้าปิดสิทธิ์แจ้งเตือนไว้ที่เครื่อง

อ่านต่อ

• สถานะเอกสารและการหมุนเวียน
• การแจ้งเตือน