ปิดงวดบัญชี

ลำดับการตรวจก่อนปิดงวด และสิ่งที่ทำได้กับเอกสารที่ยังค้างอยู่

ก่อนเริ่ม

ต้องมีสิทธิ์ Accounts Manager สำหรับการปิดปีบัญชี (ปิดงวดรายเดือนแบบล็อกเอกสาร ทำได้ตั้งแต่ระดับ Accounts User)

"ปิดงวด" ในระบบมีสามอย่าง อย่าสับสน

หนึ่ง — ล็อกงวด ห้ามคนบันทึกเอกสารย้อนหลังเข้ามาอีก ทำด้วย Accounting Period หรือ Accounts Frozen Till Date ทำได้ทุกเดือน ไม่สร้างรายการบัญชี ยกเลิกได้

สอง — ปิดปีบัญชี โอนยอดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายทั้งปีเข้าบัญชีกำไรสะสม ทำด้วย Period Closing Voucher ปีละครั้ง สร้างรายการบัญชีจริง

สาม — ปิดงบ คือการทำกระดาษทำการและงบการเงิน ซึ่งอยู่ที่ KlevIQ Insight ไม่ใช่ที่นี่

เตรียมก่อนเริ่ม — รายการเอกสารร่างที่ยังไม่ยืนยันในงวด · ผลกระทบยอดธนาคารทุกบัญชี · ผลนับสต๊อกถ้ามีการนับ · และชื่อบัญชีที่จะใช้เป็นบัญชีปิด (ต้องเป็นบัญชีประเภทหนี้สินหรือ ส่วนของเจ้าของ และต้องเป็นสกุลเงินเดียวกับบริษัท มิฉะนั้นระบบจะปฏิเสธ)

ขั้นตอน

ตรวจก่อน (ทุกงวด)

1. เปิดรายการเอกสารแต่ละประเภทในงวด กรองสถานะ Draft — เคลียร์ให้หมด ทั้งยืนยันหรือลบทิ้ง ใบร่างที่ค้างข้ามงวดคือที่มาของ "ยอดไม่ตรงแต่หาไม่เจอ"
2. กระทบยอดธนาคารที่ Accounting → Bank Reconciliation Tool ให้ครบทุกบัญชี
3. ถ้าใช้ระบบสต๊อกเชื่อมบัญชี ให้เปิดรายงาน Stock and Account Value Comparison มูลค่าสต๊อกกับยอดบัญชีสินค้าคงเหลือต้องตรงกัน ถ้าต่างให้แก้ก่อน อย่าปิดทับ
4. เปิดรายงาน Trial Balance ของงวด ยอดเดบิตรวมต้องเท่ากับเครดิตรวม

ล็อกงวด (รายเดือน)

5. สร้าง Accounting Period ระบุ Period Name, Start Date, End Date, Company แล้วในตารางด้านล่างเลือกเอกสารประเภทที่ต้องการปิด — ประเภทที่ปิดจะบันทึก หรือยกเลิกในช่วงนี้ไม่ได้อีก ส่วนประเภทที่ไม่ได้ปิดยังบันทึกได้ตามปกติ วิธีนี้ใช้เมื่ออยากปิดขายกับซื้อแต่ยังเปิดใบสำคัญทั่วไปไว้ให้ฝ่ายบัญชีปรับรายการ
6. ถ้าอยากล็อกทุกอย่างพร้อมกัน ใช้ Accounting Settings → Accounts Frozen Till Date แทน แล้วกำหนด Role Allowed to Set Frozen Accounts and Edit Frozen Entries ให้เป็นบทบาทเดียว ที่ควรผ่านได้จริง — ถ้าเว้นว่าง จะไม่มีใครผ่านได้เลยรวมทั้งคุณเอง และบัญชี Administrator ถูกกันไว้เป็นกรณีพิเศษ ผ่านไม่ได้ถึงจะมีบทบาทนั้นก็ตาม
7. ล็อกสต๊อกแยกต่างหากที่ Stock Settings → Stock Frozen Upto และ Role Allowed to Edit Frozen Stock การล็อกบัญชีไม่ได้ล็อกสต๊อกให้

ปิดปีบัญชี (ปีละครั้ง)

8. สร้าง Period Closing Voucher ระบุ Posting Date (วันสุดท้ายของปีบัญชี), Closing Fiscal Year, Company, Closing Account Head และ Remarks แล้วกด Submit
9. ระบบจะสร้างรายการปิดบัญชีในเบื้องหลัง ดูความคืบหน้าที่ช่อง GL Entry Processing Status ซึ่งจะเปลี่ยนจาก In Progress เป็น Completed

ตรวจว่าถูกต้องแล้ว

• ลองบันทึกใบสำคัญทั่วไปทดสอบด้วยวันที่ในงวดที่ปิดไปแล้ว — ระบบต้องปฏิเสธ ถ้ายังบันทึกได้แปลว่ายังไม่ได้ปิดจริง หรือบัญชีที่คุณใช้ทดสอบมีบทบาทที่ได้รับยกเว้น
• เปิด Profit and Loss Statement ของปีที่ปิดแล้ว เทียบกับก่อนปิด ตัวเลขต้องเท่าเดิม (การปิดปีไม่ได้ลบผลประกอบการ มันแค่ย้ายยอดสะสมไปบัญชีปิด)
• เปิด Trial Balance ของปีถัดไป ยอดยกมาต้องมีเฉพาะบัญชีในงบดุล บัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายต้องยกมาเป็นศูนย์
• ที่เอกสาร Period Closing Voucher ช่อง GL Entry Processing Status ต้องเป็น Completed ถ้าเป็น Failed ให้อ่านข้อความในช่อง Error Message

ถ้าผิดพลาด

ล็อกงวดผิดช่วง ลบเอกสาร Accounting Period ทิ้งหรือแก้วันที่ได้เลย มันไม่ได้สร้างรายการบัญชีใด ๆ เช่นเดียวกับการล้างค่า Accounts Frozen Till Date

ปิดปีผิด ยกเลิก (Cancel) เอกสาร Period Closing Voucher ได้ ระบบจะกลับรายการปิด ให้เอง แต่มีสองเรื่องที่ต้องรู้

• ถ้ามีใบปิดของปีถัด ๆ ไปอยู่แล้ว ระบบจะไม่ยอมให้ยกเลิกใบนี้จนกว่าจะยกเลิกใบที่ใหม่กว่าก่อน — ต้องย้อนจากปีล่าสุดกลับมา
• ถ้ารายการบัญชีที่ต้องกลับรายการมีจำนวนมาก ระบบจะทำในเบื้องหลังและแจ้งว่า "จะใช้เวลาสักครู่" อย่าเพิ่งสร้างใบปิดใบใหม่จนกว่าสถานะจะนิ่ง

ยอดผิดแต่งวดปิดไปแล้ว อย่าเปิดงวดกลับมาแก้เอกสารเดิม วิธีที่ตรวจสอบย้อนหลังได้คือ บันทึกใบสำคัญทั่วไปปรับปรุงในงวดปัจจุบันพร้อมคำอธิบายว่าปรับของงวดไหน ถ้าเป็นรายการปรับที่มาจากกระดาษทำการ ให้ทำผ่าน รายการปรับปรุงของ Insight ซึ่งจะสร้างใบสำคัญเป็นร่างกลับเข้ามาให้ พร้อมชื่อผู้เสนอและผู้อนุมัติติดอยู่

โรงงานที่ต้องปิดต้นทุนด้วย มีอีกชั้นก่อนถึงตรงนี้

หน้านี้พูดถึงการล็อกงวดและปิดปีบัญชีในตัวระบบ ERP ส่วนโรงงานที่ต้องคิดต้นทุนผลิต และปันโสหุ้ยก่อนปิดงบ มีชั้นตรวจสอบที่ต้องผ่านก่อน — ดู ลำดับการปิดงบต้นทุนอาหาร

อ่านต่อ

• ตั้งผังบัญชีและงวดบัญชี
• บันทึกบัญชีไม่ผ่าน
• ภาพรวม KlevIQ Insight