บันทึกบัญชีไม่ผ่าน

อาการที่พบบ่อยเวลาเอกสารไม่ยอมลงบัญชี เรียงตามข้อความที่ระบบแจ้ง

อ่านข้อความให้ครบก่อน

ข้อความเตือนของระบบเกือบทุกอันบอก เลขที่เอกสาร และ ชื่อบัญชีที่มีปัญหา มาด้วย ตรงนั้นคือคำตอบครึ่งหนึ่งแล้ว หน้านี้เรียงตามข้อความที่ขึ้นบนหน้าจอ ไม่ได้เรียงตามสาเหตุ ข้อความเป็นภาษาอังกฤษเสมอในไซต์ที่ตั้งภาษาระบบเป็นอังกฤษ

ไล่ตามอาการ

งวดถูกปิดหรือถูกล็อก

อาการที่เห็น	สาเหตุที่พบบ่อย	ทางแก้
You cannot create or cancel any accounting entries with in the closed Accounting Period …	งวดนั้นถูกล็อกด้วย Accounting Period และเอกสารประเภทนี้อยู่ในรายการที่ปิดไว้	ถ้าวันที่ผิดให้แก้วันที่ ถ้าต้องบันทึกในงวดนั้นจริงต้องให้ผู้ดูแลเปิดงวดชั่วคราว — ดู ปิดงวดบัญชี
You are not authorized to add or update entries before …	ตั้ง Accounts Frozen Till Date ไว้ และบทบาทของคุณไม่อยู่ในรายการที่ผ่านได้	เปลี่ยนวันที่เอกสาร หรือขอให้ผู้ดูแลเลื่อนวันล็อก ⚠️ บัญชี Administrator ถูกกันไว้เป็นพิเศษ ผ่านไม่ได้ถึงจะมีบทบาทที่ตั้งไว้
Stock transactions before … are frozen	ล็อกสต๊อกไว้ที่ Stock Settings → Stock Frozen Upto ซึ่งเป็นคนละตัวกับล็อกบัญชี	ปลดที่ Stock Settings หรือให้คนที่มี Role Allowed to Edit Frozen Stock เป็นคนบันทึก
Another Period Closing Entry … has been made after …	มีใบปิดปีบัญชีที่วันที่ใหม่กว่าอยู่แล้ว	ต้องยกเลิกใบปิดของปีที่ใหม่กว่าก่อน ไล่ย้อนจากปีล่าสุดกลับมา

บัญชีที่เลือกใช้ไม่ได้

อาการที่เห็น	สาเหตุที่พบบ่อย	ทางแก้
… Account … is a Group Account and group accounts cannot be used in transactions	เลือกหัวข้อบัญชี ไม่ใช่บัญชีย่อยที่ลงรายการได้	เลือกบัญชีใบสุดท้ายของกิ่งนั้นแทน
… Account … does not belong to Company …	บัญชีเป็นของอีกบริษัทหนึ่ง มักเกิดตอนคัดลอกเอกสารข้ามบริษัท	เลือกบัญชีของบริษัทที่ระบุในหัวเอกสาร หรือแก้บริษัทให้ตรง
Account … is frozen / Not authorized to edit frozen Account …	บัญชีถูกตั้ง Frozen = Yes ไว้ที่ตัวบัญชีเอง	ปลดที่ตัวบัญชี หรือให้คนที่มีบทบาทที่ตั้งไว้ใน Accounting Settings เป็นคนบันทึก
… Account … is inactive	บัญชีถูกยกเลิก (ปิดใช้งาน) แล้ว	เลือกบัญชีที่ใช้แทน อย่าเปิดบัญชีเก่ากลับมาถ้ามีตัวใหม่แล้ว
… Accounting Entry for … can only be made in currency: …	สกุลเงินของบัญชีไม่ตรงกับสกุลของรายการ	แก้สกุลของรายการ หรือใช้บัญชีที่ตรงสกุล — สกุลของบัญชีที่มีรายการแล้วเปลี่ยนไม่ได้

ข้อมูลในบรรทัดไม่ครบ

อาการที่เห็น	สาเหตุที่พบบ่อย	ทางแก้
Missing Cost Center / … Cost Center is required for 'Profit and Loss' account …	บัญชีกำไรขาดทุนทุกบรรทัดต้องมีศูนย์ต้นทุน แต่เอกสารไม่ได้ระบุและบริษัทก็ไม่มีค่าเริ่มต้น	ระบุศูนย์ต้นทุนในบรรทัดนั้น หรือตั้ง Default Cost Center ที่เอกสาร Company ให้ครบทุกบริษัท
… Cost Center … is a group cost center and group cost centers cannot be used in transactions	เลือกศูนย์ต้นทุนที่เป็นหัวข้อ	เลือกศูนย์ต้นทุนใบสุดท้าย
Accounting Dimension <b>…</b> is required for …	เปิดมิติทางบัญชีเพิ่มไว้และตั้งเป็นบังคับ	กรอกมิตินั้น หรือทบทวนว่าควรบังคับจริงหรือไม่ ที่ Accounting Dimension
… Customer is required against Receivable account … (หรือ Supplier … Payable …)	ลงบัญชีลูกหนี้/เจ้าหนี้โดยไม่ระบุคู่ค้า มักเกิดในใบสำคัญทั่วไป	กรอก Party Type และ Party ในบรรทัดนั้น
… Either debit or credit amount is required for …	มีบรรทัดที่ยอดเป็นศูนย์ค้างอยู่	ลบบรรทัดว่างทิ้ง
Debit and Credit not equal for … Difference is …	ผลต่างจากการปัดเศษหรืออัตราแลกเปลี่ยน	ตรวจทศนิยมของเอกสาร ถ้าต่างหลักสตางค์ให้ใช้บัญชีปัดเศษของบริษัท อย่าแก้ตัวเลขให้พอดีด้วยมือ

วันที่และงวด

อาการที่เห็น	สาเหตุที่พบบ่อย	ทางแก้
… '<วันที่>' not in Fiscal Year …	ยังไม่ได้สร้างปีบัญชีที่ครอบวันที่นั้น หรือสร้างแล้วแต่ไม่ได้ผูกบริษัทไว้ในตาราง Companies	สร้าง/แก้ Fiscal Year ⚠️ ต้องมีสิทธิ์ System Manager ถึงจะสร้างได้
'Profit and Loss' type account … not allowed in Opening Entry	ใส่บัญชีรายได้หรือค่าใช้จ่ายในรายการยอดยกมา	ยอดยกมามีได้เฉพาะบัญชีในงบดุล ผลประกอบการปีก่อนให้ยกมาเป็นกำไรสะสม

ผ่าน ERP แล้วแต่รายงานยังไม่ตรง

อาการที่เห็น	สาเหตุที่พบบ่อย	ทางแก้
กระดาษทำการของ Insight ขึ้นว่า งบทดลองไม่สมดุล ทั้งที่ Trial Balance ใน ERP สมดุล	มีบัญชีที่มีการเคลื่อนไหวแต่ไม่ได้ตั้ง Account Number — Insight อ้างอิงด้วยเลขที่บัญชี ไม่ใช่ชื่อ	เติมเลขที่บัญชีให้ครบทุกบัญชีที่มีรายการ แล้วสั่งคำนวณใหม่
Insight ขึ้นว่า ยังไม่ได้ map บัญชี … ใน Config	ผังบัญชีเปลี่ยนแล้วแต่ยังไม่ได้อัปเดตการจับคู่บัญชี	แก้ที่ Manufacturing Worksheet Config ของบริษัทนั้น

ถ้ายังไม่หาย

เก็บห้าอย่างนี้ก่อนแจ้งทีมสนับสนุน — ขาดข้อใดข้อหนึ่งจะต้องถามกลับและเสียเวลาอีกรอบ

1. เลขที่เอกสาร และประเภทเอกสาร
2. ข้อความเต็ม ๆ ที่ระบบแจ้ง ถ่ายภาพหน้าจอทั้งกล่อง อย่าพิมพ์ย่อ
3. บริษัทและวันที่บนเอกสาร (ไม่ใช่วันที่ที่กด)
4. ชื่อผู้ใช้ที่กด และเวลาโดยประมาณ
5. ตอบว่าเอกสารใบอื่นที่คล้ายกันในวันเดียวกัน ผ่านหรือไม่ผ่าน — คำตอบข้อนี้แยกได้ทันที ว่าเป็นปัญหาของใบนั้นใบเดียว หรือเป็นการตั้งค่าที่กระทบทั้งระบบ

ถ้าข้อความที่เห็นไม่มีในหน้านี้และไม่ได้บอกชื่อบัญชีหรือเลขเอกสารมาด้วย มักเป็นความผิดพลาด ระดับระบบ ไม่ใช่ข้อมูลผิด ให้ผู้ดูแลระบบเปิด Error Log แล้วส่งรายการล่าสุดที่ตรงกับ เวลาที่เกิดเหตุมาด้วย

อ่านต่อ

• ปิดงวดบัญชี
• ตั้งผังบัญชีและงวดบัญชี