วงจรชีวิตใบเสนอราคา

ใบเสนอราคาเดินผ่านสถานะอะไรบ้าง ใครแก้ได้ตอนไหน และส่วนลดเท่าไรถึงต้องขออนุมัติ

ทำไมต้องมีสถานะ

ใบเสนอราคาที่ยังร่างอยู่กับใบที่ส่งให้ลูกค้าไปแล้ว เป็นคนละเรื่องกันโดยสิ้นเชิง ใบแรกแก้ได้ตามใจ ใบหลังแก้แล้วลูกค้าถือกระดาษที่ไม่ตรงกับระบบ

สถานะจึงไม่ใช่ป้ายบอกความคืบหน้า แต่เป็นสิ่งที่ตัดสินว่าตอนนี้ใครทำอะไรได้

เส้นทางของใบหนึ่ง

flowchart LR
    DRAFT --> PENDING
    PENDING --> APPROVED
    APPROVED --> PRESENTED
    PRESENTED --> ACCEPTED
    ACCEPTED --> SYNCED[SYNCED_TO_ERP]
    PRESENTED --> LOST
    PENDING --> REJECTED
    REJECTED --> DRAFT

สถานะ	หมายความว่า
ร่าง (DRAFT)	กำลังทำอยู่ แก้ได้เต็มที่
รออนุมัติ (PENDING)	ส่วนลดเกินอำนาจคนขาย รอหัวหน้าตัดสิน
อนุมัติแล้ว (APPROVED)	ผ่านแล้ว ยังไม่ได้ส่งให้ลูกค้า
ส่งลูกค้าแล้ว (PRESENTED)	ลูกค้าถือใบนี้อยู่
ลูกค้าตกลง (ACCEPTED)	พร้อมส่งเข้า ERP
เข้า ERP แล้ว (SYNCED_TO_ERP)	🔒 ล็อกถาวร
ไม่ได้งาน (LOST)	ปิดใบ เก็บไว้เป็นประวัติ
ยกเลิก (REJECTED)	ตีกลับหรือยกเลิก กลับไปเป็นร่างได้
ถูกแทนที่ (SUPERSEDED)	🔒 มีเวอร์ชันใหม่มาแทนแล้ว

สองสถานะที่ล็อกถาวร

เข้า ERP แล้ว กับ ถูกแทนที่ แก้ไม่ได้และย้อนไม่ได้ ไม่ว่าจะมีสิทธิ์อะไรก็ตาม ถ้าต้องเปลี่ยนอะไรหลังจากนั้น ต้องทำใบใหม่

แก้ใบที่ส่งไปแล้ว — ใช้ "ทำเวอร์ชันใหม่"

ปุ่ม ทำเวอร์ชันใหม่ คัดลอกใบทั้งใบไปเป็นร่างใหม่ แล้วปิดใบเดิมเป็น ถูกแทนที่ ใช้ได้จากทุกสถานะยกเว้นสองตัวที่ล็อกถาวร

เหตุผลที่ไม่ให้แก้ใบเดิมตรง ๆ คือใบที่ลูกค้าถืออยู่ต้องยังอ่านได้เหมือนตอนที่ส่งไป ระบบเทียบสองเวอร์ชันให้ดูได้ว่าต่างกันตรงไหน

อยากเริ่มใหม่ทั้งหมด ไม่ใช่แก้ของเดิม

กด ยกเลิก แล้วเปิดใบใหม่ — ทำได้จากทุกสถานะที่ยังทำเวอร์ชันใหม่ได้ เป็นทางเลือกคู่กัน ไม่ใช่ทางที่เหลืออยู่หลังโดนตีกลับอย่างเดียว

ส่วนลดเท่าไรต้องขออนุมัติ

ส่วนลด	ใครอนุมัติ
ไม่เกิน 10%	ผ่านอัตโนมัติ คนขายกดเองได้
เกิน 10% ถึง 25%	ผู้จัดการฝ่ายขาย
เกิน 25%	ผู้บริหาร

ผู้บริหารอนุมัติแทนผู้จัดการฝ่ายขายได้ แต่ไม่ย้อนกลับ

คนที่ขอ อนุมัติเองไม่ได้

ใบที่อยู่สถานะ รออนุมัติ จะแก้ไม่ได้เลยสำหรับคนที่ไม่มีสิทธิ์อนุมัติ — รวมถึงคนที่สร้างใบนั้นเอง กันไม่ให้แก้ตัวเลขระหว่างรอ

อ่านต่อ

• รายการสินค้าและเวอร์ชันของมัน
• อัตราและการคิดราคา