โหมดมืด
สถานะเอกสารและการหมุนเวียน
เอกสารทุกใบใน Flow เดินผ่านสถานะเดียวกัน เข้าใจครั้งเดียวใช้ได้ทุกโมดูล
ทำไมต้องเข้าใจเรื่องนี้ก่อน
คำถามที่ถูกถามบ่อยที่สุดในช่วงเริ่มใช้งานคือ "ทำไมแก้ใบนี้ไม่ได้" ทั้งที่เมื่อวานยังแก้ได้อยู่
คำตอบไม่ได้อยู่ที่สิทธิ์ของผู้ใช้ แต่อยู่ที่สถานะของเอกสาร — เอกสารที่ยืนยันแล้วจะถูกล็อก เพราะมันไปกระทบสต๊อกและบัญชีเรียบร้อยแล้ว ถ้ายังแก้ได้อยู่ ตัวเลขที่ผ่านไปแล้วจะเปลี่ยนย้อนหลัง โดยไม่เหลือร่องรอย
ทุกโมดูลใช้กติกาชุดเดียวกันนี้ ไม่ว่าจะเป็นใบสั่งขาย ใบสั่งซื้อ ใบส่งของ หรือใบแจ้งหนี้ เข้าใจรอบเดียวจึงใช้ได้ทั้งระบบ
แนวคิดหลัก
ซ้ายของเส้นประคือของที่ยังเป็นของเรา เอกสารในสถานะแบบร่างและรออนุมัติยังไม่มีผลกับอะไรทั้งสิ้น แก้กี่รอบก็ได้ ลบทิ้งก็ได้ ไม่มีใครเห็นนอกจากคนที่เกี่ยวข้อง
ขวาของเส้นประคือของที่ประกาศออกไปแล้ว วินาทีที่กดยืนยัน ระบบจะตัดสต๊อกและลงบัญชีทันที ตั้งแต่นาทีนั้นเอกสารจะถูกล็อก ช่องต่าง ๆ กลายเป็นอ่านอย่างเดียว
การยกเลิกไม่ใช่การลบ ใบที่ยกเลิกยังอยู่ในระบบ ยังเปิดดูได้ ยังอยู่ในรายงานย้อนหลัง สิ่งที่หายไปคือผลของมันต่อสต๊อกและบัญชี ซึ่งระบบจะกลับรายการให้
แก้ไขใหม่คือการออกใบใหม่ ระบบจะคัดลอกเนื้อหาของใบเดิมมาตั้งต้นให้ แล้วผูกไว้ว่าฉบับนี้ สืบทอดมาจากใบไหน — จึงตามรอยได้เสมอว่าตัวเลขเปลี่ยนกี่รอบ ใครเปลี่ยน และเปลี่ยนเมื่อไร
สิ่งที่มักเข้าใจผิด
| เข้าใจว่า | ที่จริงคือ |
|---|---|
| ยกเลิกแล้วเอกสารหายไป | ยังอยู่ครบ แค่ไม่มีผลต่อสต๊อกและบัญชีแล้ว ถ้าต้องการให้หายจริงต้องลบ ซึ่งทำได้เฉพาะแบบร่าง |
| แก้ไขใหม่คือการปลดล็อกใบเดิม | เป็นการสร้างใบใหม่ที่สืบทอดจากใบเดิม เลขที่เอกสารจะไม่เหมือนกัน |
| รออนุมัติแปลว่าเอกสารมีผลแล้ว | ยังไม่มีผลใด ๆ สต๊อกยังไม่ขยับจนกว่าจะยืนยัน |
| ตีกลับแล้วต้องเริ่มพิมพ์ใหม่ | เอกสารกลับไปเป็นแบบร่างใบเดิม แก้เฉพาะจุดที่ถูกทักแล้วส่งใหม่ได้เลย |