ตั้งผังบัญชีและงวดบัญชี

วางผังบัญชีให้รองรับรายงานที่ต้องส่ง และเปิดปิดงวดให้ข้อมูลนิ่ง

ก่อนเริ่ม

สิทธิ์ที่ต้องมีไม่เท่ากันในแต่ละขั้น — Accounts User สร้างและแก้บัญชีกับงวดบัญชี (Accounting Period) ได้ · แต่ปีบัญชี (Fiscal Year) ต้องเป็น System Manager เท่านั้น ตรงนี้ทำให้คนตั้งระบบสะดุดบ่อย เพราะเปิดเมนูเห็นแต่กดสร้างไม่ได้

เตรียมสามอย่างให้พร้อมก่อนแตะระบบ

• ผังบัญชีที่ฝ่ายบัญชีเซ็นรับแล้ว พร้อมเลขที่บัญชี ครบทุกตัว ไม่ใช่แค่ชื่อบัญชี
• วันเริ่มต้นปีบัญชี ของบริษัท (ปีปฏิทินหรือปีบัญชีเฉพาะกิจการ)
• โครงศูนย์ต้นทุน ถ้าจะใช้ — ทุกบัญชีประเภทกำไรขาดทุนต้องมีศูนย์ต้นทุนกำกับตอนลงรายการ ถ้าไม่ตั้งไว้ก่อน เอกสารใบแรกจะติดทันที

และทำ ข้อมูลหลัก ข้อบริษัทให้จบก่อน เพราะชื่อบัญชีทุกตัวจะถูกต่อท้าย ด้วยตัวย่อบริษัทโดยอัตโนมัติ

เลขที่บัญชีไม่ใช่ของประดับ

รายงานภาษีของไทยและ กระดาษทำการของ KlevIQ Insight อ่านจาก เลขที่บัญชี ไม่ใช่ชื่อบัญชี บัญชีที่มีการเคลื่อนไหวแต่ไม่มีเลขที่ จะหายไปจากงบทดลองที่ Insight ดึงไป แล้วผลลัพธ์จะออกมา "ไม่สมดุล" โดยที่บัญชีใน ERP ถูกต้องทุกประการ

ขั้นตอน

1. เปิด Accounting → Chart of Accounts เลือกบริษัทที่ช่อง Company ด้านบน หน้านี้เป็นผังต้นไม้ ไม่ใช่ตาราง
2. กดปุ่ม Add Child บนโหนดที่ต้องการเพิ่มบัญชีลูก (หรือ New เพื่อเพิ่มที่ระดับบนสุด) ระบุ Account Name และ Account Number ถ้าเป็นหัวข้อที่จะมีบัญชีย่อยข้างใต้ ให้ติ๊ก Is Group
3. สำหรับบัญชีที่จะลงรายการจริง (ไม่ใช่กลุ่ม) ตั้งสามช่องนี้ให้ถูกตั้งแต่แรก — Root Type (Asset / Liability / Income / Expense / Equity) · Account Type ซึ่งบอกระบบว่าบัญชีนี้ทำหน้าที่พิเศษอะไร เช่น Bank, Cash, Receivable, Payable, Stock, Tax · และ Currency ถ้าไม่ใช่สกุลของบริษัท
4. ตั้งบัญชีตั้งต้นของบริษัทให้ครบที่ Accounting → Company แท็บบัญชี — บัญชีลูกหนี้ เจ้าหนี้ เงินสด ธนาคาร ค่าใช้จ่าย และ Default Cost Center เอกสารทุกใบจะหยิบค่าจากตรงนี้เป็นค่าเริ่มต้น
5. สร้างปีบัญชีที่ Accounting → Fiscal Year ระบุ Year Name, Year Start Date, Year End Date และเพิ่มบริษัทลงในตาราง Companies สร้างล่วงหน้าได้หลายปี
6. เมื่อต้องการล็อกช่วงเวลา สร้าง Accounting Period ระบุ Period Name, Start Date, End Date, Company แล้วเลือกในตารางว่าจะปิดเอกสารประเภทใดบ้าง ช่วงเวลาห้ามคาบเกี่ยวกัน ถ้าคาบระบบจะขึ้น "Accounting Period overlaps with…"
7. ถ้าต้องการล็อกทุกอย่างก่อนวันที่หนึ่งแบบครอบจักรวาล ใช้ Accounting Settings → Accounts Frozen Till Date แทน แล้วระบุ Role Allowed to Set Frozen Accounts and Edit Frozen Entries ให้เป็นบทบาทที่ ควรผ่านได้จริงบทบาทเดียว

ตรวจว่าถูกต้องแล้ว

• เปิด Accounting → Chart of Accounts แล้วขยายผังจนสุด — ทุกใบสุดท้าย (ที่ไม่ใช่กลุ่ม) มีเลขที่บัญชี และไม่มีบัญชีไหนอยู่ผิดหมวดใหญ่
• กด View Ledger บนบัญชีธนาคารหนึ่งตัว รายงานแยกประเภทต้องเปิดได้และหัวรายงาน ต้องแสดงช่วงปีบัญชีที่คุณเพิ่งสร้าง — ถ้าช่วงวันที่ว่างหรือผิดปี แปลว่าปีบัญชียังไม่ครอบวันนี้
• ลองบันทึกใบสำคัญทั่วไปเป็นร่างหนึ่งใบด้วยบัญชีค่าใช้จ่ายที่เพิ่งสร้าง ถ้าเลือกบัญชีได้ และไม่ทักเรื่องศูนย์ต้นทุน แปลว่าตั้งค่าเริ่มต้นครบแล้ว จากนั้นลบใบร่างทิ้ง
• ถ้าใช้ Insight ให้กระทบยอด Trial Balance ของ ERP กับตัวเลขที่ Insight ดึงไปหนึ่งงวด ผลต่างที่พบเกือบทั้งหมดคือบัญชีที่ลืมใส่เลขที่

ถ้าผิดพลาด

บัญชีที่ยังไม่มีรายการ แก้ได้ทุกช่อง ลบได้ ย้ายที่ได้ ทำเลย

บัญชีที่มีรายการแล้ว แก้ได้แค่บางอย่าง เปลี่ยนสกุลเงินไม่ได้ · เปลี่ยนจากบัญชีลงรายการเป็นบัญชีกลุ่มไม่ได้ถ้าตั้ง Account Type ไว้ (ระบบขึ้น "Cannot convert to Group because Account Type is selected") · ศูนย์ต้นทุนที่มีลูกอยู่ก็แปลงเป็นแบบลงรายการไม่ได้ ทางแก้ที่ปลอดภัยคือสร้างบัญชีใหม่ให้ถูก แล้วโอนยอดด้วยใบสำคัญทั่วไป จากนั้นติ๊ก Disable ที่บัญชีเก่า — อย่าลบ เพราะเอกสารเก่าจะอ้างถึงบัญชีที่ไม่มีอยู่

ตั้งงวดปิดผิด ลบเอกสาร Accounting Period ทิ้งได้เลย มันไม่ได้สร้างรายการบัญชีใด ๆ เป็นแค่ประตูที่กั้นการบันทึก เช่นเดียวกับ Accounts Frozen Till Date ที่ล้างวันที่ทิ้งได้

ปีบัญชีตั้งช่วงผิด ถ้ายังไม่มีเอกสารในปีนั้นให้แก้วันที่ได้เลย ถ้ามีแล้วอย่าแก้ — เอกสารที่บันทึกไว้จะหลุดออกนอกปีบัญชีของตัวเองและรายงานประจำปีจะขาดหาย ให้ติ๊ก Disabled ที่ปีที่ผิดแล้วสร้างปีใหม่ให้ถูกแทน

อ่านต่อ

• ปิดงวดบัญชี
• บันทึกบัญชีไม่ผ่าน
• ภาษีและเอกสารตามกฎหมายไทย