โหมดมืด
ข้อมูลหลักที่ทุกโมดูลใช้ร่วมกัน
ข้อมูลหลักชุดไหนที่แก้ทีหลังแล้วเจ็บ และควรตัดสินใจให้จบก่อนเปิดใช้ระบบ
ทำไมต้องเข้าใจเรื่องนี้ก่อน
ตอนเริ่มตั้งระบบ ทุกอย่างแก้ได้หมด ตั้งผิดก็ลบทิ้งแล้วตั้งใหม่ได้ทันที ความรู้สึกนั้นเป็นเรื่องจริง — แต่จริงอยู่แค่จนกว่าจะมีเอกสารใบแรกที่ยืนยันแล้ววิ่งผ่านข้อมูลชุดนั้น
หลังจากนั้นระบบจะเริ่มปฏิเสธการแก้บางอย่าง ไม่ใช่เพราะหวงสิทธิ์ แต่เพราะการแก้จะทำให้ ตัวเลขที่ลงบัญชีไปแล้วไม่ตรงกับที่มาของมัน เช่นถ้ายอมให้เปลี่ยนหน่วยนับหลักของสินค้า จากกิโลกรัมเป็นตัน ประวัติการเคลื่อนไหวทั้งหมดที่บันทึกไว้เป็นกิโลกรัมจะกลายเป็นตันย้อนหลังทันที มูลค่าคงคลังเพี้ยนพันเท่าโดยไม่มีข้อความเตือน
ข้อมูลหลักจึงไม่ใช่ "งานตั้งค่าที่ทำไปก่อนแล้วค่อยจัดทีหลัง" แต่เป็นการตัดสินใจที่ควรจบก่อน เดินเอกสารใบแรก หน้านี้รวมเฉพาะชุดที่แก้ทีหลังแล้วเจ็บจริง
แนวคิดหลัก
ตัวย่อบริษัทฝังอยู่ในชื่อของทุกอย่าง เมื่อสร้างบริษัท ระบบจะขอตัวย่อ แล้วเอาไปต่อท้ายชื่อของ บัญชี คลัง และศูนย์ต้นทุนทุกตัวในรูปแบบ ชื่อ - ตัวย่อ เช่นคลัง Stores - ABC ตัวย่อจึงไม่ใช่ของประดับ แต่เป็นส่วนหนึ่งของรหัสจริงที่เอกสารทุกใบอ้างถึง เปลี่ยนทีหลัง เท่ากับเปลี่ยนชื่อรายการหลายร้อยรายการพร้อมกัน และตัวย่อห้ามซ้ำกับบริษัทอื่นในระบบเดียวกัน เลือกให้จบตั้งแต่วันสร้างบริษัท
สินค้ามีสี่ช่องที่ล็อกทันทีเมื่อมีเอกสารยืนยันแล้ว ได้แก่ มีหมายเลขซีเรียลหรือไม่มีหมายเลขล็อตหรือไม่ เป็นสินค้าที่ตัดสต๊อกหรือไม่ และ วิธีคำนวณมูลค่า พอมีใบส่งของ ใบรับของ ใบแจ้งหนี้ หรือใบโอนสต๊อกที่ยืนยันแล้วอ้างถึงสินค้าตัวนั้น ระบบจะปฏิเสธ พร้อมยกตัวอย่างเอกสารที่ขวางอยู่ให้ดูหนึ่งใบ ทางออกเดียวคือสร้างรหัสสินค้าใหม่ ไม่มีวิธีปลดล็อก
หน่วยนับหลักของสินค้าเข้มกว่านั้นอีก ถ้ามีความเคลื่อนไหวสต๊อกด้วยหน่วยเดิมไปแล้ว ระบบจะบอกตรง ๆ ว่าต้องสร้างสินค้าตัวใหม่ถ้าอยากใช้หน่วยอื่น คำถามที่ควรถามตอนตั้งรหัสสินค้า จึงไม่ใช่ "หน่วยที่ขายคืออะไร" แต่คือ "หน่วยที่เล็กที่สุดที่เราจะนับสต๊อกจริงคืออะไร" — หน่วยขายและหน่วยซื้อเพิ่มทีหลังได้ด้วยตารางอัตราแปลงหน่วย แต่หน่วยหลักเปลี่ยนไม่ได้
บัญชีเปลี่ยนสกุลเงินไม่ได้หลังมีรายการ เรื่องนี้พลาดบ่อยกับบัญชีเงินฝากสกุลต่างประเทศ ที่ตอนเปิดใช้ยังไม่ได้ระบุสกุล แล้วปล่อยให้ระบบใช้สกุลของบริษัทไปก่อน พอลงรายการไปสองสามใบ ก็แก้ไม่ได้แล้ว ต้องเปิดบัญชีใหม่และย้ายยอด
รหัสสินค้าและรูปแบบเลขที่เอกสารเป็นการตัดสินใจทางธุรกิจ ไม่ใช่เรื่องเทคนิค ตั้งรูปแบบให้จบ ก่อนป้อนสินค้าชุดใหญ่ เพราะสินค้าที่ป้อนไปแล้วด้วยรูปแบบเก่าจะอยู่กับระบบไปตลอด การเปลี่ยนใจกลางทางทำให้ได้รหัสสองแบบปนกันในฐานเดียว ซึ่งกวนใจทุกครั้งที่ค้นหาไปอีกหลายปี
ลำดับที่แนะนำ
ตั้งจากตัวที่ตัวอื่นอ้างถึง ไปหาตัวที่ถูกอ้างถึงน้อยที่สุด
- บริษัท ตัวย่อ และสกุลเงินหลัก
- ผังบัญชีและงวดบัญชี และศูนย์ต้นทุน
- หน่วยนับและอัตราแปลงหน่วย
- กลุ่มสินค้า แล้วจึงเป็นสินค้า
- คลังสินค้า
- ลูกค้า ผู้ขาย และเงื่อนไขการชำระเงิน
- ยอดยกมา — สต๊อก ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และยอดบัญชี
สิ่งที่มักเข้าใจผิด
| เข้าใจว่า | ที่จริงคือ |
|---|---|
| ข้อมูลหลักผิดก็แก้ทีหลังได้ เหมือนแก้ที่อยู่ลูกค้า | บางช่องแก้ได้ตลอด บางช่องล็อกถาวรตั้งแต่เอกสารยืนยันใบแรก และไม่มีอะไรบอกล่วงหน้าว่าช่องไหนเป็นแบบไหน |
| ตัวย่อบริษัทเป็นแค่ชื่อย่อไว้ดูสวย | เป็นส่วนหนึ่งของรหัสบัญชี คลัง และศูนย์ต้นทุนทุกตัว |
| ตั้งหน่วยนับหลักเป็นหน่วยที่ขายจะสะดวกกว่า | ควรเป็นหน่วยที่เล็กที่สุดที่นับสต๊อกจริง หน่วยขายเพิ่มทีหลังได้ หน่วยหลักเปลี่ยนไม่ได้ |
| สินค้าซ้ำก็ลบตัวที่ไม่ใช้ทิ้ง | ลบไม่ได้ถ้ามีเอกสารอ้างอยู่ ต้องใช้การรวมรายการ ซึ่งรวมประวัติเข้าด้วยกันแบบย้อนกลับไม่ได้ |
| เปลี่ยนวิธีคำนวณมูลค่าสินค้าเพื่อให้ต้นทุนดูดีขึ้น | ทำไม่ได้เมื่อมีเอกสารยืนยันแล้ว และถึงทำได้ก็จะทำให้ตัวเลขงวดก่อนเทียบกับงวดนี้ไม่ได้ |